Hvad, hvem og hvordan med outsourcing ... så du kan give slip

Iværksættere er kan-gøre mennesker. Gør-det-selv. Du får det til at ske; du står op til en udfordring; du gør det på din måde.

Men nogle gange kan denne holdning slå tilbage. Hvis du er så gør-det-selv, at du sidder fast i opgaver, der ikke er en del af din ekspertise, eller hvis du bruger for meget tid på opgaver, der ikke direkte genererer indkomst, udfører du måske din virksomhed mere skade end godt.

Det er når du skulle outsource.

For nogle iværksættere er det ikke nogen big deal at overdrage arbejdet til en anden. Kom med det.

Men andre har svært ved at give slip på nogle opgaver af forskellige grunde. Når Harry Hecht, en Orlando, Fla.-baseret mentor med SCORE - oprindeligt navngivet Service Corps of Pensioneret Executives - møder virksomhedsejere, der er tilbageholdende med at outsource, har han dem til at spore deres tid. ”Jeg har dem til at føre en log i mindst to uger over alt, hvad de gør, og hvordan de bruger hver dag. Så får jeg dem til at vurdere, hvor meget det bevæger dem fremad, ”siger Hecht. Dette åbner normalt øjnene på typer, jeg vil hellere gøre det selv, for præcis, hvordan deres tid bliver kneblet væk på opgaver, som andre kunne gøre lige så godt eller bedre.

Hvis du undrer dig over, om du er klar til at outsource, bør følgende tip og eksempler være nyttige.

Beslutning om, hvad man skal outsource

At have en anden til at tage sig af opgaver, der er uden for din ekspertise - og det inkluderer opgaver, som du kunne blandes igennem, men som ville tage en masse dyrebar tid - er en ikke-hjerne.

Fra det øjeblik, hun åbnede Ditto Boutique, en luksusforsendelsesbutik i Dallas, outsourcede Jane DeNike de komplekse opgaver med at betale lønningslister og betale skat til en bogholder og revisor.

”Skatteregler ændres. Jeg vil sikre mig, at alt betales kvartalsvis, og jeg vil, at alle mine W-2'er skal gå ud i tide, ”siger hun. Nu, efter at have slået hendes butik sammen med en anden, planlægger hun og hendes medejer at opgradere deres websted. Mens de i sidste ende håber at vedligeholde webstedet selv, siger DeNike, vil de ansætte en designer for at få det i gang.

”Du skal vælge dine slag, ” siger DeNike. ”Nogle gange er du nødt til at ansætte nogen, der er meget bedre til jobbet end dig.”

Mary Beth Huffman, en SCORE-mentor med base i Carpentersville, Ill, foreslår også, at forretningsejere outsource det, de ikke har tid til at gøre eller aldrig ser ud til at komme i gang, gøremål, der tager dem for lang tid, hvad de ikke kan lide at gøre, og tidssugende opgaver, der ikke genererer indkomst. ”Ofte er ejere så travlt med at drive deres virksomheder, at de ikke undersøger deres aktiviteter tæt nok til at indse, at andre kan hjælpe, ” siger Huffman.

Nogle opgaver er lette at udføre, men også let at aflevere. Mens du helt sikkert er i stand til at besvare telefonen, arkivere og bestille forsyninger, hvorfor spilder du din tid på besvær, som næsten enhver kunne gøre? Outsource dem, så får du mere tid til at fokusere på vigtigere ting.

I andre tilfælde er outsourcing af specifikke opgaver simpelthen et klogt forretningsfelt.

Cheryl Rosner, administrerende direktør for hotelbookingsappen Stayful.com, som har hovedkvarter i New York og San Francisco, arbejder med otte fuldtidsansatte og outsourcer til fire specialister, der er kontraktsansatte. Hun er afhængig af disse fire eksperter for at holde sit firma løftet ind på de små justeringer og massive eftersyn i dagens hurtigt udviklende teknologi. For eksempel når Apple ændrer sit operativsystem eller opgraderer Siri, skal hendes firma tilpasse sig. ”Vi vil arbejde med mennesker, der er ajour i de områder, vi itererer mod, så vi outsource softwareudvikling, men holder design, ingeniører og produktstyring i virksomheden.”

Hvem kalder du?

Du afdækker outsourcing talent på samme måde som du finder medarbejdere: ved at samarbejde personligt eller online, bede om henstillinger og interviewe omhyggeligt.

Du kan annoncere for freelance-hjælp på websteder som Guru.com eller Elance-oDesk.com. Disse sider har systemer til at beskytte arbejdsgivere og freelancere mod svig og andre risici, hvilket gør dem til en meget mere sikker indsats end for eksempel en Craigslist-annonce, siger Nick Loper i The First-Timer's Guide to Hiring a Virtual Assistant, en gratis downloadbar bog på VirtualAssistantAssistant.com. For eksempel holder Guru.com mere eller mindre freelancers løn i spærren: Du betaler webstedet, men det frigiver ikke pengene, før du udtaler arbejdet tilfredsstillende afsluttet.

En anden mulighed er at tjekke webstederne for professionelle organisationer - American Society of Journalists and Authors, for eksempel eller American Institute of Professional Bookkeepers - som normalt giver måder at oprette forbindelse til deres medlemmer.

Virtuelle assistenter, som du kun opretter forbindelse til online, er en stadig mere populær mulighed. Disse kan enten være uafhængige freelancere eller dem, der arbejder med virksomheder som Zirtual.com eller eaHelp.com, som har medarbejdere af assistenter til rådighed for deres kunder. Regus.com har et program, der giver adgang til kontorlokaler på 2.000 lokationer verden over, med et par gode bonusser: Lokationerne besvarer din telefon 24 timer i døgnet samt accepterer din mail og andre leverancer. Nogle virksomheder ansætter kun USA-baserede assistenter, mens andre, såsom Worldwide 101.com, er - som navnet antyder - globale. VirtualAssistantAssistant.com har anmeldelser og vurderinger af mange virtuelle assistentfirmaer.

Når du begynder at tale med en potentiel leje af outsourcing, skal du sørge for, at personen forstår din virksomhed og dine behov og besidder de nødvendige færdigheder. Hvis du går den virtuelle rute, finder du virtuelle bogføringstjenester og telefonsvarer, og du kan endda leje en virtuel assistent til at hjælpe dig med at outsource, foreslår Paula Rizzo, der dækker outsourcing i sin bog Listful Thinking: Use Lists to Be Mere produktiv, vellykket og mindre stresset . En virtuel assistent, der opkræver en opgave, kan hjælpe dig med at komme i gang. For eksempel "kan du få dem til at undersøge fem topbedømte webdesignfirmaer i henhold til dit budget og din tidslinje, " siger forfatteren.

Rizzo påpeger også, at outsourcing ikke behøver at være begrænset til kontoropgaver - ved hjælp af et firma som TaskRabbit.com kan du outsource alt hvad du ikke ønsker at bruge tid på, herunder ærinder, køb af gaver eller planlægning af en ferie.

Du betaler enten pr. Time eller a la carte for tjenester. Loper foreslår, at en rimelig timepris for en USA-baseret virtuel assistent er $ 10 til $ 20; en udenlandsk assistent vil sandsynligvis koste mindre.

Du vil have en virtuel assistent med tre til fem års erfaring og referencer, siger Hecht. ”Tal med referencer i virksomheder eller brancher, der ligner din.” Spørg om kontrakten, før du ser den: Er der en afbestillingsbestemmelse? Hvad med fortroligheden af ​​dine forretningsoplysninger?

Og sørg for at tjekke kandidater så grundigt, at du er sikker på, at de passer til din virksomhedskultur, rådgiver Rosner.

”Som virksomhed leder vi med vores hjerter og er meget gennemsigtige over for vores leverandører, ” siger hun. Da et regnskabsfirma, som hendes virksomhed overvejede, antydede, at en forsinkelse af betaling til leverandører ville gavne hendes virksomhed, vidste Rosner, at passagen var forkert. ”Vi skrabede på hovedet og tænkte, ja, nej, vi vil ikke gøre noget, der ville forsinke betalingen. Hvorfor skulle vi gøre det? ” Hun tog sine forretningsbehov andetsteds.

Gør det på din måde

Inden nogen form for assistent - virtuel eller på anden måde - begynder at arbejde, vil du være helt klar over, hvad der skal gøres, og hvordan. Af denne grund anbefaler Hecht at bruge lidt tid på at dokumentere nøjagtigt, trin for trin, hvordan du gør ting. ”Du er nødt til at kortlægge processen, ” siger han. ”Hvis det besvarer telefonen, skal du have et script. Hvis det er dataindtastning, skal du træne dem i programmet. Du skal have en arbejdsbog med opgaver, og hvordan de skal gøres. Jo mere detaljeret du er, jo mere kan de holdes ansvarlige. ”

Mens nogle virtuelle assistenttjenester vil tildele dig en assistent sammen med andre, kan du måske arbejde med mere end en person, muligvis så mange som seks, siger Hecht. En skriftlig arbejdsbog sparer dig tid på at forklare dine processer, og den vil sikre, at tingene konsekvent gøres, som du vil have dem uden dit konstante tilsyn.

”Det fungerer ikke, hvis du er bekymret for, om personen gør det eller ej. Hvis du mikromanerer, er det lige tilbage på din tallerken, ”siger Rizzo. Hun anbefaler at bruge websteder som Asana.com eller Evernote.com til styring af projekter. ”Jeg er besat af Evernote, ” siger hun i Listful Thinking . ”Jeg bruger det sammen med mine praktikanter til min blog. Vi har delte mapper, som vi alle har adgang til. Hver gang vi har en idé til et blogindlæg eller ser en artikel, vi kan lide, tilføjer vi den til Evernote. Vi laver også to-do lister til hinanden og kan nemt se, hvilke opgaver der stadig skal kontrolleres. ”

Hvis ideen om at give slip på noget gør dig nervøs, skal du starte med at outsourcere en lille opgave, såsom at svare på telefonen. Stup det så op til planlægning. Med tiden vil dine assistenter lære dine måder, du vil stole på dem til at håndtere dine job med omhu, og du er fri til at koncentrere dig om de ting, du gør bedst, og som bygger din virksomhed.

Din outsourcing-menu

Hvad skal du outsource? ”Se på noget, der hjælper dig med at udvikle din virksomhed, som ikke nødvendigvis er produktiv for dig at gøre som ejer, ” siger SCORE-mentor Harry Hecht. Almindelige outsourcede opgaver inkluderer følgende.

• Bogføring
• Forberedelse af skat
• Aftaleplanlægning
• Besvarelse af telefonen
• Svar på e-mail
• Skrivning og distribution af nyhedsbrev
• Webstedsdesign og -styring
• Sociale medier
• Arkivering
• Teknisk support
• Copywriting
• Indtastning af data
• Forskning
• Rejseplanlægning
• Forsendelse
• Rengøring
• Handle ind
• Kunde service

Har du en masse grunde til, at outsourcing ikke passer til din virksomhed? Så har vi en masse grunde til, at du muligvis tager fejl.