Ordentlig Manners til et professionelt møde

Bevar dine professionelle manerer under forretningsmøder. altrendo billeder / Stockbyte / Getty Images

Arbejder du for et firma med hyppige møder? Har du nogensinde spekuleret på, hvad du skal gøre, og hvad anses der for korrekt adfærd på disse sammenkomster? Er du bange for at deltage i møderne, fordi du er bange for, at du måske begår en faux pas, der kunne true din stilling eller muligheder for fremskridt?

Normalt forbeholder chefer, holdleder eller virksomhedsledere ret til at indlede forretningsmøder, når de føler behovet.

Uanset om de regelmæssigt planlægges begivenheder eller opfordres til et bestemt formål, skal alle deltagerne følge de rette retningslinjer for forretningsmetikette.

Leader

Før mødet er det vigtigt at have alt organiseret, så du ikke spilder nogen værdifuld tid. Du vil have det til at køre så smidigt og på skema som muligt, men alligevel efterlade tid til spørgsmål og feedback, hvis det er muligt. Nøglen er at vise respekt for alle involverede.

Her er nogle anbefalede retningslinjer:

• Har en skriftlig dagsorden med en logisk sekvens og realistiske tider. Hvis tid og ressourcer tillader det, skal du sende kopier til alle, der vil deltage.
• Send en invitation til potentielle deltagere med så mange detaljer om mødet som muligt, herunder placering, starttid, hvad der skal bringes og sluttidspunktet.
• Start med en venlig hilsen og lad alle vide, hvornår det er okay at stille spørgsmål.
• Har vand på podiet eller i stuen og nip det mellem emner eller når andre taler.

• Du behøver ikke at skrive ned din tale ordentligt, men du skal i det mindste have punkter i dine noter. Hvis du ikke gør det, kan du springe fra et emne til et andet og miste det, du skal sige. Dette kan få dig til at spilde tid og lade deltagerne tænke på mødet.
• Vær opmærksom på dine deltagers kropssprog. Hvis du ser, at folk mister interessen, skal du sætte en pause og tjekke dig selv for at sikre, at du ikke gentager oplysninger eller bruger for meget tid på noget, der ikke er relevant.
• Få et par anekdoter for at holde mødet interessant. Men undgå at fortælle upassende vittigheder, der endda har et antydning af sexisme, racisme eller noget andet, der kan fornærme andre.
• Stol aldrig andre folks ideer og kalder dem dine egne. Giv altid kredit til andre for ideer og succesfulde opgaver.
• Selvom det er okay at flytte lidt, skal du ikke gå frem og tilbage over forsiden af ​​rummet. Dette får dig til at virke nervøs.
• Forbliv stille under spørgsmålet og svarperioden, indtil den person, der spørger, er færdig, inden han svarer. Hvis du ikke forstår spørgsmålet, skal du bede ham eller hende om at gentage det eller forklare spørgsmålet yderligere.
• Hvis nogen vises vred eller fjendtlig, skal du opretholde din kølige og bede personen om at diskutere dette med dig på et senere tidspunkt.
• Afslut mødet tidligt, hvis det er muligt. Det er bedre, at det bliver kortere end at miste opmærksomheden hos dem, der er til stede.

Deltagere

Alle, der indkaldes til mødet, bør deltage, medmindre omstændigheder ikke tillader det. Hvis du ved på forhånd om mødet, skal du overveje at tage ekstra tid med din personlige pleje for at vise respekt for eventuelle vejledere, der deltager.

Kjole passende til forretningsplan.

Tip om møderegler:

• Hvis du bliver bedt om at sende en bekræftelsesmeddelelse, skal du gøre det så snart du indtaster mødet i din kalender.
• Vis frem til tiden. Kom der et par minutter tidligt hvis muligt.
• Tjek din mobiltelefon og sørg for, at den er tavs eller slukket. Du bør aldrig sende sms'er under et møde, medmindre lederen beder dig om for en bestemt person.
• Hvis forfriskninger serveres, er en drikkevare acceptabel. Men medmindre alle andre spiser, vente, indtil mødet er overstået for at få en snack.
• Hvis dette er et frokostmøde, bring din mad til bordet og spis det så stille som muligt og uden at være opmærksom på dig selv.
• Du må ikke chatte eller udveksle notater med andre deltagere. Dette er meget forstyrrende og kan give indtryk af, at du ikke tager dit arbejde seriøst nok til at være meget opmærksom på det, der diskuteres.
• Hvis du bliver bedt om, svar så direkte som muligt. Når du ikke kender svaret, undskylder og vær ærlig. Intet svar er bedre end den forkerte.
• Tak til talerne efter mødet.
• Læn dig ikke længere i mødelokalet længere end nødvendigt. Hængende vil få dig til at virke tomgang, og du vil ikke have chefen til at tro, at du bruger mødet til at afstå fra dine pligter.

Møder i en restaurant

Nogle gange kaldes der et frokostmøde, og det kan afholdes på en restaurant. Selv om dette er væk fra kontoret, skal du huske at du stadig er på arbejde.

Yderligere mødetips til restaurantmøder:

• Aldrig glem dine bordskik.
• Håndter uregelmæssigheder med måltid og nåde.
• Brug rigtige redskaber. Hvis du er i tvivl om hvilken gaffel der går med hvert kursus, skal du følge den person, der leder mødet.
• Hvis du er i en buffetrestaurant, ved du selv, hvordan du hjælper dig.
• Følg de rigtige retningslinjer for spisefadermad.