Sådan: starter en konference

Syd ved Sydvest, TechCrunch Disrupt, TEDx - disse konferencer er vokset fra vildtindustrielle begivenheder, der blev afholdt i hoteludstillingshaller til hoftesamlinger, der infiltrerer det populære sprogligt. Nogensinde spekuleret på, hvordan arrangørerne fik det til at ske?

Det er ikke kun de store foredrag, der er fanget på YouTube, svampet overalt på nettet. Convention Industry Council rapporterer, at sektoren for møder og konferencer genererer 28 mia. Dollars i indtægter. Det er mere end bilindustrien.

Teknologi letter og driver denne nylige tendens. Adrian Segar er en veteran konference-design konsulent og forfatteren af Conferences That Work: Creating events, som folk elsker . Han siger, at mennesker, der er klæbet til deres apparater og i stigende grad arbejder eksternt, mere end nogensinde er sultne efter ansigt til ansigt interaktion og samfund. Teknologi gør også lanceringsfasen af ​​din konference enklere. ”Det har aldrig været lettere at oprette din egen begivenhed og markedsføre den, ” siger Segar. ”Bagsiden er, at mange mennesker gør det. Så du skal virkelig skille dig ud og gøre det rigtigt. ”

Her er fem regler for stor konferenceoprettelse:

1. Find et behov for at udfylde. Adgangsgebyrer og sponsorater bør gøre det til en break-even bestræbelse, men ikke skabe en kæmpe fortjeneste. Fokuser på at finde "noget, du brænder for, noget, ingen andre gør, hvor du virkelig kan tjene dit samfund, " siger Segar.

2. Identificer dine mål. Konferencer kan være til fordel for små virksomhedsejere ved at uddybe deres netværk, hæve deres profiler og brancheautoritet og give deres kunder merværdi ved at tilbyde dem tale engagementer. ”Der er hundreder af fagfolk, der mødes, der har gjort dette i årtier. En novice, der gør dette bare for at tjene penge, er en falsk forudsætning. ”Vær ikke bange for at starte i det små, da flertallet af konferencer globalt deltager af færre end 100 mennesker hver, siger Segar.

3. Vælg de rigtige højttalere, men stol ikke helt på foredrag fra store navne. Du skal indstille et budget for højttalere. Vær stadig ikke bange for at forfølge folk uden for dit sortiment. ”Forklar, at dit budget er indstillet, og spørg derefter, om de ville være villige til at samarbejde med dig.” Bliv kreativ med hensyn til at tilføje værdi, herunder i dit gebyr markedsføring af ekspertens bog eller fremme en sag, hun støtter. ”Nævn erstatning i den indledende korrespondance. Ellers vil du fornærme en masse mennesker, ”siger Segar.

Når du designer din begivenhed, skal du bruge disse ekspertstemmer strategisk. Værdien af ​​konferencer er skiftet mod forbindelse og peer learning. ”Når alt kommer til alt kender 100 mennesker i rummet samlet mere end en person, der præsenterer, ” siger Segar.

Har tre hovedtalere til stede i 20 minutter hver, og led derefter mindre rundbordssamtaler. Find også måder, hvor deltagere hurtigt kan lære om hinanden. For eksempel, at alle ved rundborde præsenterer sig kort og besvarer spørgsmålet: "Hvad vil du have af denne begivenhed?"

4. Vær opmærksom på alle detaljer om begivenheden, eller ansæt nogen til at fremstille den til dig. ”Folk kan eller måske ikke huske hovedtaler, men de vil huske, om frokosten ikke blev serveret til tiden, ” siger Segar. ”Det skal være logistisk glat for folk at ønske at vende tilbage det næste år.”

5. Hold den i live året rundt. Opret en privat Facebook-gruppe for deltagere. Vedligehold en blog eller podcast, og opdater tidligere deltagere via e-mail. ”Begivenheder skulle ikke være nødt til at begynde på den første dag og slutte efter den endelige middag, ” siger Segar. ”En vellykket begivenhed vil efterlade folk, der ønsker at oprette forbindelse bagefter. Det bliver din kernegruppe af kunder, der er ivrige efter at komme næste gang. ”

Frances Mazur

Ejer

Virksomhed: Mazur Group, et Los Angeles-baseret udøvende rekrutteringsfirma til skønhedsindustrien

Konference: Beauty Biz Roundtable

Fordele: Rekruttering, skabelse af merværdi for klienter i form af talemuligheder, forhøjede nærværsindustrier

Jeg lancerede mit firma i 2007 og havde et fantastisk første år. Så styrtede økonomien. Min telefon ringede fra krogen med fremragende kandidater på udkig efter et job, men vi havde ikke meget at tilbyde. Det var demoraliserende for vores netværk og lammende for os. Vi besluttede, at vi havde brug for en begivenhed for at opbygge virksomheden, og Beauty Biz Roundtable blev født.

Den første konference havde kun 40 pladser og blev udsolgt med det samme. Siden da er det vokset til 100 deltagere, men formatet er det samme: Vi får højttalere med øverste navn, såsom ejere og ledere af nationale saloner, såvel som uædvanlige talere, der virkelig overrasker vores publikum med forbløffende information, ligesom en analyse af eksperter på sociale medier.

Mit firma har fordele på flere måder. Det positionerer os som de ledende i vores rum: Ved en nylig begivenhed henvendte sig en virksomheds administrerende direktør til mig og sagde: ”Vi leder efter en ny marketingdirektør, og du kender helt klart alle i branchen.” Virksomheden blev en ny kunde . Disse begivenheder giver os også mulighed for at få forbindelse med nye kandidater hele tiden. De giver mig også mulighed for at tilføje værdi til vores eksisterende kunder. Hvis jeg arbejder med en klient, kan jeg trykke på en af ​​dens seniorledere for at være taler. Ingen af ​​vores konkurrenter kan gøre det.

Vi har aldrig betalt vores højttalere en krone, og vi er meget selektive med at få sponsorer ind. De er virkelig nødt til at passe til vores brand, løfte begivenheden og holde fokus på hvem vi vil tiltrække.

Vores sidste begivenhed, prissat til $ 90 pr. Billet, havde en 90-personers venteliste og folk, der flyver fra hele landet for at deltage. Nu hæver vi gebyret til $ 125 og udforsker måder at tilføje vores rundbord til større branchebegivenheder. Men vi fortsætter med at være fokuseret på at tilbyde vores deltagere måder at samarbejde med topfolk på deres felt, og vi giver vores talere muligheden for at få forbindelse med deres jævnaldrende, hvilket er sjældent i skønhedsindustrien.

Shea Coakley

Ejer

Virksomhed: LeanBox, en Boston-baseret mad-service, som virksomheder kan tilbyde deres ansatte

Konference: Perks Convention, en samling af virksomheder, der leverer frynsegoder på arbejdspladsen og potentielle købere

Fordele: Ny virksomhed, positionering som førende inden for branchen

Når jeg deltog i traditionelle netværksbegivenheder og konferencer rettet mod fagfolk inden for menneskelige ressourcer, ville jeg ofte finde ud af, at jeg forklarer min service til én person, men en anden ville forsøge at komme ind på samtalen for at lære, hvad andre virksomheder gør i virksomheden. . Jeg indså, at min virksomhed er i en ny sektor, hvor der er meget efterspørgsel, men ikke meget opmærksomhed.

Hver virksomheds ledere kæmper for at tiltrække og fastholde top talent. De læser om de fantastiske frynsegoder, der tilbydes af virksomheder som Google og Apple, og antager, at de er for små til at tilbyde det samme, selvom mange frynsegoder er overkommelige eller gratis for virksomheden. Sammen med min partner, 20/20 Optometry, en optometri-service på stedet, lancerede vi den første Perks-konference i august på Microsoft Nerd Center i Cambridge, Mass.

Vi havde 28 leverandører, der betalte $ 200 hver for at oprette stander og 500 deltagere, der blev optaget gratis. Selve konferencen gav en meget lille fortjeneste, men gennem netop den ene begivenhed sikrede vi os 15 nye konti. Det tog virkelig et eget liv.

Vi fortsætter samtalen med leverandører og kunder via Twitter, en LinkedIn-gruppe og en e-mail-liste. Mens den første konvention fokuserede på Boston-baserede tjenester, er der planlagt et andet for hele New England-regionen til marts, og vi har kvartalsvise møder planlagt for leverandører til netværk. Ud over at vokse min egen virksomhed ønsker jeg at være go-to-ekspert på frugtgodtgørelser, og denne konference hjælper mig med at gøre det.

Chris Dessi

Ejer

Virksomhed: Silverback Social, et Chappaqua, NY-baseret marketingbureau

Konference: Westchester Digital Summit

Fordele: Positionering som lokal leder inden for marketing, nye kunder, øget fortjeneste

Da jeg lancerede mit marketingbureau i Westchester, NY - bare et hop fra New York City - talte jeg med meget succesrige iværksættere og forretningsejere i samfundet, som ikke engang havde Facebook-sider eller forstod værdien af ​​en LinkedIn-profil. Det var svært at forklare værdien af ​​min virksomhed. Tidligere havde jeg fået ny forretning ved at tale på konferencer, så jeg googled “Westchester digital topit” og blev overrasket over, at der ikke var noget der lignede det.

Jeg sagde til mig selv, OK, jeg må nok være den, der gør dette.

Fem måneder ude bookede jeg et konferencecenter med plads til 3.000 personer og begyndte at omvendt konstruere begivenheden. Jeg kendte Gary Vaynerchuk, den sociale mediagigant. Jeg havde ikke råd til hans sædvanlige talehonorar, men han accepterede at sænke det. Hvis du vil gøre noget stort, skal du invitere store mennesker. Ved at booke Gary har vi været i stand til at tiltrække talere fra LinkedIn, Facebook, The Huffington Post, IBM og General Electric. Jeg betaler dem ikke noget; de fleste af disse talere beder ikke engang om et honorarium. Jeg var vært for en privat middag for dem som en måde at sige ”tak”, men 90 procent af dem dukkede ikke op.

Det første år gav vi et ton billetter væk og havde 500 deltagere. Jeg mistede penge på den første begivenhed og brød selv på den anden. I dag dækker sponsorater mine omkostninger, og billettsalg er skysausen. Men den reelle værdi er ny forretning for mit bureau. Halvdelen af ​​mine nye klienter kommer gennem konferencen. Det er så meget lettere at sende nogen til topmødet end at prøve at overbevise ham om, hvorfor han har brug for at være på Twitter. Du får simpelthen ikke disse slags navne i Westchester. Det er ærligt et monopol.

Der er et enormt behov for denne information i mindre samfund. Ejere af små virksomheder har simpelthen ikke råd til at rejse til New York eller San Francisco for store konferencer. Jeg købte 67 URL'er til digitale topmøder i byer rundt om i verden. I september producerede vi Baltimore Digital Summit og har nu planlagte topmøder til Boston; Las Vegas; Nashville, Tenn .; Detroit; og Dubai i de næste to år. Topmødet i Westchester i maj 2015 er vokset til en to-dages begivenhed.

Se hvordan TEDs hovedkurator skabte en bevægelse med de diskussionsbaserede konferencer og blev den førende menneskehandler i store ideer.