Den bedste teknik til at overvåge din lille

Hvilken ændring vil gøre den største forskel i din lille virksomheds effektivitet, rentabilitet og succes? Skift fra papirbaseret bogføring til et regnskabssoftwaresystem.

Dagens bogføringssoftwareprogrammer gør mere end at beholde bøgerne. Med et enkelt klik kan du generere rapporter, der fortæller dig og din revisor alt hvad du har brug for at vide om din virksomheds økonomiske situation, importere transaktionsdata fra din bank, oprette og sende fakturaer og mere.

Hvordan kan du finde den perfekte regnskabssoftware til din virksomhed med så mange valg? Følg dette råd.

Ved hvad du har brug for. En konsulentvirksomhed, der bare har brug for at spore salg, udgifter og skatter, har andre krav end en detailhandelsvirksomhed med flere ansatte, der skal håndtere lønningslister og lagerstyring. Din virksomheds størrelse, antal kunder og ansatte og branche er blandt faktorer, der påvirker dit valg af regnskabssoftware.

Undersøg tilføjelser. Nogle regnskabsprogrammer tilbyder add-ons for at udvide deres funktionalitet. For eksempel kan du muligvis tilføje programmer til at integrere softwaren med dit e-handelswebsted, acceptere kreditkortbetalinger eller spore udgifter, hvis softwaren ikke allerede inkluderer disse funktioner. Men hold øje med omkostningerne - tilføjelsesudgifter kan øges hurtigt. Det kan give bedre økonomisk mening at betale mere forud for software med alt hvad du har brug for indbygget.

Kontakt din revisor. Tal med din penge manager for at sikre, at den software, du vælger, genererer de slags økonomiske rapporter, som han eller hun har brug for. Sørg også for, at den integreres med den software, han eller hun bruger, så du kan dele information elektronisk og fremskynde skatteforberedelsen.

Konsulter din bank. Hvis du vælger software, der integreres med din banks software, kan du importere banktransaktioner automatisk, hvilket sparer dig meget tid.

Få meninger. Læs anmeldelser om den software, du overvejer - både objektive anmeldelser og brugeranmeldelser. Tal med andre virksomhedsejere for at se, hvad de anbefaler.

Tænk fremad. Hvad der fungerer for din virksomhed i dag, fungerer muligvis ikke for det i morgen. Husk din virksomheds vækstplaner og vælg software, der er fleksibel nok, så du ikke behøver at erstatte den, hvis din kundebase, produktlinje eller personale udvides i fremtiden.

Læg dit hoved (og data) i skyen. Alle de nævnte løsninger er skybaseret. I stedet for at købe en softwarepakke, du downloader og installerer på dine computere, hostes softwaren online; du abonnerer på det ved at betale et månedligt gebyr. Der er mange fordele ved cloud-regnskabssoftware, herunder:

•

• Opdateringer sker automatisk i baggrunden, så din software er altid aktuel, og du behøver ikke at bekymre dig om installation af sikkerhedsrettelser.

• Så længe du har en internetforbindelse, kan du få adgang til dine data, uanset hvor du bruger en internetbrowser eller regnskabsudbyderens mobilapp.

• Cloud-regnskabssoftware giver typisk større sikkerhed end at have dataene gemt på dit eget netværk.

• Cloud-software kan integreres med din banks software, så dine banktransaktioner indføres automatisk i dit regnskabssystem.

Find ud af om support. Hvilken type kundeservice leveres? Kan du få hjælp via e-mail, chat eller telefon? Hvordan bliver du debiteret for support, og er enhver gratis support tilgængelig? For eksempel kan du muligvis få gratis support i en begrænset periode, mens du lærer at bruge softwaren, eller har adgang til gratis brugerfora eller hjælpecentre, hvor du kan få råd fra andre brugere.

Overvej mobilitet. Hvilke typer regnskabsfunktioner har du brug for på farten? Hvis du bruger en masse tid ude af kontoret og har brug for at generere fakturaer, oprette estimater eller spore udgifter på farten, vil en god mobilapp være vigtig for dig.

Prøve det. De fleste online softwarepakker tilbyder en gratis prøveperiode, så du kan se, om produktet passer til dig, inden du forpligter dig til det. Det er vigtigt at bruge brugervenlighed - det bedste produkt i verden er ikke det rigtige for dig, hvis du har problemer med at forstå det eller simpelthen ikke kan lide interface.

Her er et nærmere kig på de mest populære online regnskabsværktøjer til ejere af små virksomheder. Vælg den rigtige regnskabssoftware til dig, så finder du hurtigt, at du bruger mindre tid på at indtaste tal … og mere tid på at vokse din virksomhed.

Regnskabsværktøjer

QuickBooks online
QuickBooks er det store navn i små virksomheders regnskab med god grund - det har al den funktionalitet, som din revisor eller intern bogholder nogensinde kunne ønske sig, men de væsentlige funktioner er enkle nok til, at små virksomheder kan håndtere sig selv. Derudover kan de mange tilføjelser skabe endnu større funktionalitet.

Xero
En up-and-comer, der konkurrerer med de mere forankrede QuickBooks, er Xero en fuldt udstyret regnskabsløsning, der kan håndtere komplekse regnskabsopgaver såsom afskrivning på anlægsaktiver. Det integreres også med mange add-on-apps til at give kundeforholdsstyring, inventar, timesedler og mere.

Sage One
Sage Ons styrke er designet til enmannsvirksomheder, små startups og freelancere, den måde, hvorpå den integrerer projektledelse med regnskab. Hvis du har en masse medarbejdere eller lagerbeholdning, er Sage One ikke for dig - men hvis du arbejder med entreprenører, freelancere eller virtuelle teams, kan det være lige det, du har brug for.

FreshBooks
FreshBooks, der oprindeligt blev lanceret som et fakturerings- og omkostningssporingsværktøj, har tilføjet flere regnskabsfunktioner og tilbyder en række add-ons, der kan udvide dens funktionalitet. FreshBooks 'stærke dragt er dens enkelhed, mobilitet og (live) kundesupport. Hvis du er en enkeltperson eller freelancer, der ikke kan lide bogføring, kan dette være din ideelle løsning.

FreeAgent
Med fokus på enkelhed og samarbejde er FreeAgent en god løsning for enmannsvirksomheder, partnerskaber eller freelancere, der arbejder tæt sammen med andre. FreeAgent understøtter ubegrænsede brugere, klienter og konti; du kan give brugerne forskellige adgangsniveauer. Du får et gratis 20-minutters telefonopkald i din introduktionsperiode; derefter får du support via e-mail og et online helpcenter.

Kashoo
Kashoo holder både dig og din revisor glad. Denne fuldt udstyrede regnskabspakke følger almindeligt accepterede regnskabsprincipper (GAAP), men det er også let for ikke-regnskabsfolk at lære. Den sporer imidlertid ikke inventar eller projekter, og selvom den tilbyder en prisvindende iPad-app, har den ikke en smartphone-app.

Mobil betalingsværktøjer

Leverer du tjenester til klienter i deres hjem, eller går du til deres kontorer og skal fakturere dem senere? Sælger du produkter ved begivenheder og skal afvise kunder, der ikke har kontanter? Få betalt med det samme - uanset hvor du er - med mobile betalingsmuligheder.

Firkant
Denne service accepterer kredit- og betalingskort og opkræver 2, 75 procent pr. Transaktion.

Intuit GoPayment
Dette accepterer kredit- og betalingskort. Betal 2, 75 procent pr. Transaktion, eller betal et månedligt gebyr for lavere transaktionssatser.

PayPal her
Spar altid så lidt med et 2, 7 procent pr. Transaktionsgebyr. PayPal accepterer her kredit- og betalingskort samt check og PayPal-betalinger.

Faktureringsværktøjer

Det er klart, at de fuldstændige regnskabsprogrammer tilbyder faktureringsløsninger, men i de tidspunkter, hvor du vil have noget hurtigt og let, kan du tjekke disse værktøjer.

Faktura-o-matic og faktura.to.me
Disse tjenester er gratis, og du behøver ikke engang at registrere dig. Bare skriv dine oplysninger i skabelonen for at oprette en PDF, du kan udskrive eller e-maile.

Fakturamaskinen
En simpel grænseflade og muligheder som beregning af skatter og oprettelse af estimater findes her. Gratis for en bruger og op til tre fakturaer og estimater pr. Måned; tilgængelige betalte planer.

Zoho-faktura
Vælg mellem flere skabeloner, spore fakturaer og betalinger eller accepter online betalinger. Og der er denne super-cool funktion: Zoho Invoice kan faktisk sende papirfakturaer til dig. Gratis for en bruger og op til fem kunder; tilgængelige betalte planer.