7 måder at frigøre yderligere 25 timer om ugen

Her er noget, jeg beder alle mine CEO-klienter om at gøre:

1. Vælg din travleste dag i ugen. ( For de fleste er det mandag. )
2. Skriv ned alt, hvad du gør den dag - med det samme - på et enkelt ark papir. ( Hvis du har brugt tre minutter på at spise en muffin og 17 minutter på at se en due udenfor, skal du skrive den ned. )
3. Fax mig en kopi af den minut-for-minut opdeling, og lad os chatte.

Jeg har arbejdet med hundreder af administrerende direktører fra hele verden, og ved du, hvad de alle har til fælles, når de afslutter denne øvelse? På deres travleste dage på kontoret bruger de op til 50 procent af deres dag på e-mail!

Jeg blev chokeret, da jeg først bemærkede dette mønster. Vi taler om meget dygtige, veluddannede ledere, der bruger størstedelen af ​​deres tid på e-mail ( en færdighed på lavt niveau ) på de dage, hvor deres unikke evner er mest brug for.

Tal om ineffektiv.

Selvom det er en overraskende tendens, troede jeg ikke rigtig, at det var en epidemi, indtil jeg læste en nylig undersøgelse offentliggjort af Reuters, der sagde, at den gennemsnitlige arbejdstager bruger så meget som 6, 3 timer pr. Dag på e-mail .

Dette er et alvorligt problem.

Alt for mange mennesker arbejder længere og længere timer med at kritisere det op til " Hvad det kræver for at være en succes", og er ikke klar over, at de bruger så meget som 6, 3 timer pr. Dag på en opgave, der ikke bør tage mere end en time.

Det er mindst 25 timer om ugen, som du kunne have tilbage i dit liv ( at tilbringe med familien, forfølge en hobby, uanset hvad ), hvis du kun kunne få fat på dine e-mailvaner.

Den gode nyhed er, at du kan.

Her er syv enkle tidsbesparende hacks, som du kan bruge lige nu til at skære din e-mail-tid i halve ved dette tidspunkt i morgen:

Tidsbesparende hack nr. 1: Ikke flere lange e-mailkæder.

Når din e-mail-kæde når mere end fem svar frem og tilbage, er det tid til at hente telefonen.

Jo, det er måske lettere at skrive et hurtigt svar, men det, du glemmer at redegøre for, er den tid, der spildes, og venter på, at den anden part skal svare. Venter på et svar udløser en proces i vores hjerner kaldet en åben sløjfe . Vi vil gerne vide svaret på vores forespørgsel, så vi kan lukke loopen .

Men da svaret tager så lang tid, ender vi med at se andre steder. Facebook. Twitter. Youtube. Hvor som helst. Vores hjerner beder om konklusionen; Internettet foregiver at give det.

Tyve minutter senere, og vi venter stadig, intet er blevet udført.

I stedet skal du tage telefonen op, tage en hurtig chat, lukke loopen og gå videre.

Tidsbesparende hack nr. 2: E-mail i langsomme timer.

Her er tricket: Skriv ikke e-mail, når du ved, at folk e-mailer dig lige tilbage. Send i stedet din e-mail i løbet af et tidsrum, hvor du ved, at du ikke bliver fristet til at vente på et svar.

Hvis du har brug for et øjeblikkeligt svar, kan du se ovenstående tidsbesparende hack.

Tidsbesparende hack nr. 3: Faktisk e-mail, når du "e-mailer."

Det er ikke sådan, at e-mail er ineffektiv; det er vores ineffektive og spildende brug af det. Når du er i din e-mail, skal du maile.

Se ikke YouTube-videoer i en separat browser, mens du skriver et e-mail-svar. Chat ikke på Skype, mens du sender en fil. E-mail.

Gå ind, gør hvad du skal gøre, gå ud og gå videre.

Tidsbesparende hack nr. 4: Brug konserverede svar.

Hvis du sender den samme e-mail mere end én gang inden for en enkelt uge, skal du bruge forudskrevne konserverede svar.

Ikke sikker på, at konserverede svar fungerer i din situation? Prøv det i 30 dage. Du vil blive overrasket over resultaterne.

Tidsbesparende hack nr. 5: 2-minutters regel.

Stil dig selv i tre dage med at skrive e-mails. Du bliver overrasket over to ting:

1. To minutter er faktisk lang tid.
2. Du skriver alt for mange e-mails længere end to minutter.

Hvad gør du, hvis din e-mail tager længere end to minutter? Du gættede det. Hent den telefon.

Tidsbesparende hack nr. 6: Brug e-mails med automatisk respons til at fortælle folk, at du har travlt.

For de fleste er den største distraktion med e-mail ikke det, du sender, men hvem fortsætter med at udfylde din indbakke med anmodninger.

Den hurtigste måde at begrænse disse tidtagere er at konfigurere en auto-svar-e-mail, der siger noget lignende:

Du vil opdage, at de fleste mennesker, der får en e-mail som denne fra dig, hurtigt lærer at respektere din tid, og at tilbyde dem kontaktalternativer betyder, at de stadig får det, de vil, og du får mere tidsfrihed på grund af det.

Tidsbesparende hack nr. 7: Få en virtuel assistent.

For mange mennesker lider af “indbakkeangst”, som tvinger dem til at kontrollere, kontrollere igen og derefter kontrollere igen for at se, hvilken tilstand deres indbakke er i.

Løsningen er at ansætte en anden til at bekymre sig om det, så du kan opdele og reducere den tid, du bruger unødigt på kontrol.

E-mail-parsing er et af de mest populære jobindlæg på websteder som Upwork, og der er god grund til det. Ansættelse af nogen for kun et par dollars i timen for at sortere, organisere og endda planlægge e-mails til dig giver dig den ro i sindet, du har brug for for at være produktiv.

Pro tip: Træn din assistent til at genkende og svare på e-mails på lavt niveau, som ikke prioriteres, og frigør endnu mere af din tid.

Disse strategier er enkle, men de fungerer. Først kæmper du måske for at forblive konsekvent, men du må ikke give op.

Opbyg vaner. Spar tid. Giv dig selv ekstra 25 timer om ugen.