7 Nemme måder at maksimere dit arbejdsområde og produktivitet på

”At være optaget betyder at gøre ting, men at være produktivt betyder at få ting gjort.” Klogere ord er måske aldrig blevet talt, på trods af det anonyme oprindelse til det inspirerende citat. Som leder tror jeg det mere end nogensinde - selvom jeg ikke fuldt ud forstod det tidligt i min karriere. Faktisk brugte jeg år med at prøve forskellige strategier, der sigter mod at maksimere min produktivitet. Og jeg fortsætter med at lære mere; det har været et livslangt eksperiment.

5 strategier til din mest produktive arbejdsdag

Jeg har set højt og lavt efter svar, men en nøgleløsning var bogstaveligt talt lige foran mig: Mit skrivebord var et rod. Det betyder noget, fordi du ikke kun mister tid på at sortere gennem rodet, men et uorganiseret rum skaber negativ energi. Selvfølgelig, jeg fik tingene gjort, og jeg fortsatte med at lære og vokse i min karriere, men det var først inden jeg var i 40'erne, at jeg til sidst regnede ud, hvad der fungerer med hensyn til at maksimere min arbejdsområde.

Nu, hvor jeg har implementeret formlen fuldt ud, er jeg meget gladere og uendeligt mere produktiv. Mit skrivebord er nu min oase. Vedtagelsen af disse syv vaner gjorde hele forskellen:

1. Rens din plads.

Forenkling betyder ofte oprydning. Nogle mennesker er naturligvis mere ordnede, men forskning gør det klart, at et ryddeligt, forenklet arbejdsområde fremmer produktivitet for alle. Det påvirker også dit forhold til kolleger, da mange mennesker antager, at kolleger med rodede eller beskidte arbejdsområder er dovne eller uorganiserede.

Tænk på de første indtryk, du har haft. Når du går ind i en ren restaurant, hotel, toilett eller butik, lægger du mærke til det. Og bevidst eller ej, tror du, at virksomheden bekymrer sig om detaljerne og sætter en ære i arbejdet. Jeg har altid følt, at det tager et par minutter at sikre, at dit arbejdsområde er pænt og ryddeligt, så du kan fokusere på de større ting og får dig til at se mere kompetent ud i processen.

2. Opret den rigtige energi.

Dit arbejdsområde afspejler, hvem du er, så gør det indbydende, beroligende og fokuseret. Formlen er flydende, men ved at inkludere et par personlige berøringer - et billede eller to, en lille potteplante, en Rubiks terning - med en masse åben skrivebordsplads vil det gøre vidundere for dit mentale fokus. Kvalitetsbelysning, der ikke er for skinnende og ikke for svag, er også afgørende for optimal produktivitet.

Jeg foretrækker minimalisme, når jeg organiserer mit arbejdsområde - fri for distraktion. Og jeg tror, at positiv energi gør dig mere produktiv. Det er svært at beskrive, men du ved det, når du føler det; det er bestemt ikke det samme for alle. Men det er vigtigt, at du omgiver dig med de stykker, møbler og mennesker, der skaber positiv energi for dig . For mig betyder det neutrale farver, stor belysning, planter, adgang til naturligt lys og (selvfølgelig) fantastiske medarbejdere.

Sådan skal dit skrivebord se ud baseret på din personlighedstype

3. Sluk for dine underretninger.

Du ser nogen give en præsentation, og alarmer dukker stadig op på deres skærm. De handler som om det ikke er en distraktion, men de skal pause og lukke underretningen, før de går videre. Vi har alle set det; det sker hele tiden. Chancerne er, at det også sker ved dit skrivebord.

En af de bedste ting, jeg har gjort for min produktivitet, var at lukke mine underretninger. Absolut intet dukker op på min computerskærm, og ingen brummer igennem på min telefon undtagen min familie. Tanken om, at det at være konstant tilgængeligt gør dig til en bedre arbejdstager, er en myte. Luk dine advarsler, etablér tidsblokke til kontrol af beskeder og se din produktivitetsstød.

4. Skær ned på papir.

Clutter på dit skrivebord og i dit arbejdsområde bremser dig ned, distraherer dig og øger din stress. Du har sandsynligvis ikke brug for det meste af det på dit skrivebord, og alle papirer, du muligvis senere har brug for, kan arkiveres væk. Generelt er det imidlertid meget mere effektivt at søge gennem elektronisk lagrede dokumenter end at grave gennem hauger med papirarbejde.

5. Lav en stak.

Jeg indrømmer det - jeg er en stabler. Så klar som jeg holder mit arbejdsområde, har jeg altid en enkelt stak papir på det ene hjørne af mit skrivebord, klar til min opmærksomhed. Jeg laver min stak hele dagen og rydder den inden slutningen af dagen eller den første ting om morgenen. Jeg dækker også min stak, så jeg ikke bliver distraheret af hvad der er ovenpå. På denne måde ved jeg, hvad der har brug for min øjeblikkelige opmærksomhed og kan være fokuseret på mere rettidige opgaver.

6. Opbevar en notesbog.

Det kan virke arkaisk, men forskning har vist, at skrivning af notater i hånden skaber bedre fastholdelse. Hvis du skriver ned en liste eller en dagsorden hver dag, kan du sortere og prioritere aktiviteter i dit hoved, så du kommer ind i din dag med mere klarhed og fokus. Jeg holder altid en notesbog åben på mit skrivebord ved siden af min papirbunke og tager den med til alle mine møder.

Ideen blev valideret, da jeg læste, at Sir Richard Branson har mange års bærbare computere fyldt med utallige ideer og tanker. Jeg har prøvet mange notebooks gennem årene. For mig er det blanke hvide sider uden linjer. Dette enkle, rene layout giver mig mulighed for at tegne en idé, skrive nogle ord, lave en liste osv. Det er fritflydende, der fungerer for mig.

Hvordan journalisering med hånden ændrede mit liv

7. Planlæg mennesker tid.

Hvert job kræver ansigt tid med kolleger og leverandører. Uanset om det kontrollerer medarbejdere, du fører tilsyn med, besvarer kundemails eller lytter til opkald om dit produkt, tager folk tid. Jeg plejede at overse dette, tilbage, da jeg planlagde opgaver til at udfylde hvert minut af min arbejdsdag.

Nu prøver jeg at spare ca. 30 procent af min tid på kontoret til folkerelaterede opgaver. At vide, at jeg har afsat den tid, giver mig mulighed for at være til stede med dem. Jeg skal ikke gøre noget andet med disse minutter - og at vide, at det gør en enorm forskel.

I skolen blev det undervist som MBWA: ledelse ved at gå rundt. Som barn, der arbejdede i min mors frisørsalong, så det hende tage sig af hendes personlige klienter, men også se hendes mentor kolleger kosmetologer og tale med deres klienter. Som tjener på universitetet observerede den alle bevægelige dele. Her på VARIDESK giver det mig mulighed for at flyve 30.000 fod, mens jeg også oplever, hvad der foregår med mit team på slagmarken for erhvervslivet.