Produktivitetsdilemmaet: at gøre eller ikke gøre?

Hej, jeg hedder Chelsea, og jeg er
en listaholic. På ethvert givet tidspunkt
Jeg har flere lister
gøremål, folk at ringe til,
ting at købe osv. Selv sjovt
ting gør det på en eller anden måde
i listeform, fra film til
ur og bøger at læse til
steder at besøge.

Lyder du velkendt? Hvis du også lever af listen,
overvej dette: Hvor mange af disse listeemner
nogensinde få gjort - og hvor mange af dem virkelig
har du brug for at være færdig? Sikker på, det ville være dejligt at
send endelig ind $ 15 rabat eller omorganiserer
dit arkivskab. Men ved konstant at narre
dig selv om at udføre disse ikke-så-konsekvensfulde
opgaver, de afvikler hængende
som møllesten omkring din hals. Hvem
har brug for den ekstra angst?

”I rush af vores intense arbejdsdage, vores
instinkt er at fokusere på stadig voksende opgave
lister, ”siger Matthew Cornell, en personlig produktivitet
specialist og en konsulent
ved NASAs Kennedy Space Center. "Dette er
naturligt - at være travlt føles som at være effektiv.
Men at fixere ved at gøre tager os væk
fra to vigtige ting: at gøre hvad der har
den største indflydelse på bundlinjen (vores
eller vores organisations) og genundersøgelse
på et højere niveau, hvad vi laver i
første plads."

Mange produktivitet og tidsstyring
eksperter siger den mest nyttige liste, du måske
nogensinde skabe er en skitserer, hvad man ikke skal gøre.
Ved at se et realistisk kig på, hvordan du bruger
din tid, kan du bestemme hvilke aktiviteter
ikke give værdifulde resultater til gengæld for
den tid og kræfter, de kræver. Så er det dig
kan afskære de tidspildere fra dit liv.
Det er spørgsmålet. "Do-not-do" -lister er muligvis svaret.
af Chelsea Greenwood

I hans bestseller God til stor: Hvorfor nogle virksomheder
Make the Leap… and Others Don't, Jim Collins hyler
værdien af ​​en "stop-do" -liste: "De, der byggede
god-til-store virksomheder … brugte lige så meget af stop-doing
lister som to-do lister. De viste en bemærkelsesværdig
disciplin til at frakoble alle mulige uvedkommende junk. ”

Det første skridt i at beslutte, hvad du ikke skal gøre i dit liv
er nul på det, du i sidste ende ønsker at opnå.

”Hvis du virkelig bliver klar over dine virkelige mål, visioner
og værdier, vil det være lettere at aflive det fremmede
ting fra dine lister, der ikke er så målrettet for dig, ”
siger David Allen, en forfatter, lektor og grundlægger og
formand for David Allen Company, en ledelse
rådgivning, coaching og træning fi rm.

Sæt dig ned med dine kolleger, ægtefælle eller familie
medlemmer, og tag lidt tid på at skitsere dine prioriteter
i så specifikke vilkår som muligt. For eksempel: “Vi vil
at sælge X-beløb ved årets udgang, ”eller“ Vi ønsker
for at spare X-beløb til pension inden 2015. ”Når du har dette
slutpunkt i tankerne vil hjælpe dig med at strømline vejen
at komme dertil og fjerne eventuelle hastighedsstød
vejen.

Dernæst er det vigtigste trin at vurdere, hvordan
du bruger i øjeblikket din tid. “Den største tidsstyring
fejl, folk begår, er ikke klar over
hvor meget tid de spilder, ”siger Peggy Duncan,
personlig produktivitetsekspert og forfatter af The Time
Management Memory Jogger . ”For at få et billede af, hvordan du
brug din tid, før en tidslog i et par dage. ”

Dedikere en ny notesbog, og vælg mindst tre
dage til at logge fra en gennemsnitlig uge (ikke i løbet af ferien,
en ferie, en overgangsperiode osv.). Hvis du kigger efter
vælg hverdage på dine kontorvaner; hvis du kigger efter
til din tid tilbragt hjemme eller med kære, vælg a
par ugedage og en weekend. Duncan antyder
oprette kolonner med følgende overskrifter:

1. Tid: Registrer start- og sluttidspunktet, ikke kun
total beløb.
2. Aktivitet: Beskriv nøjagtigt, hvad du gjorde.
3. Planlagt: Var aktiviteten planlagt eller i sidste øjeblik?
4. Afbrydelse: Stød du på en afbrydelse mens
forsøger at udføre din opgave? Hvad var det - en e-mail, en
onlinemeddelelse, en medarbejder falder ind?
5. Mennesker: Hvem ellers var involveret i denne aktivitet?
6. Prioritet A til D: Giv aktiviteten en prioriteret karakter (A er den
højest) baseret på dine mål, og hvordan du har prioriteret
dit arbejde.

Dernæst skal du tage lidt tid på objektivt at analysere din log. Lede efter
mønstre, som du måske ikke har bemærket før. Tidskolonne
kan afsløre, at du tager hyppige kaffepauser om eftermiddagen.

Eller du kan se, at du er tilbøjelig til spontan
aktiviteter, der afskrækker dig fra dine
planlagte mål for dagen. Måske møder
tage længere tid, når en bestemt medarbejder
er omkring.

Nu er det tid til at budgettere. Collins skriver: “In
en god-til-stor transformation, budgettering er
en disciplin til at bestemme, hvilke arenaer der skal være
fuldt finansieret, og som ikke bør finansieres
overhovedet. Med andre ord budgetprocessen
handler ikke om at finde ud af, hvor meget hver
aktivitet får, men om at bestemme, hvilken
aktiviteter bedst støtte og bør
være fuldt styrket, og som bør være
elimineret helt. ”

Bestem, hvilke aktiviteter der understøtter din
ovennævnte mål, og overveje det,
efter at have vurderet din log, kan nogle af disse
forbedres eller strømline. Disse aktiviteter
der distraherer eller forringer dit mål fortsætter
din "ikke-gør-liste".

Cornell tilføjer, at det kan være nyttigt at fremstille
en tredje liste over “projekter eller bestræbelser, som mens
interessant og potentielt værdifuld, simpelthen
er det ikke værd at gøre på dette tidspunkt. Hellere end
blot at droppe dem, er det vigtigt at beholde
en liste over disse. Ellers vil dit sind prøve
at spore dem for dig, nedværdigende din intellektuelle
ydeevne. Dette er dog svært.
Fordi vi vil have det hele, er det svært at give
op. Af denne grund hjælper det med at behandle denne 'idé
fil 'af
projekter, du ikke laver som en dynamisk ting. Du
bør gennemgå det med jævne mellemrum for at evaluere, om det er
tid til at genaktivere nogle af dem. ”

Afhængig af hvor drastiske dine fund er,
implementering af din ikke-gør-liste kan kræve vedholdenhed
og teamwork. Opret listen i en eller flere
synlige områder for at minde dig selv om, hvad du ikke bør
være
gør og opsamle støtte fra kolleger, venner
eller kære for at holde dig på sporet.

Allen
anbefaler at bruge kraften i positiv tænkning.
”Fokuser på måder at identificere dig med den nye, mere støttende
vane, ”siger han. ”I stedet for at fortælle dig selv, skal du holde op med at se på
Tv i sofaen, begynd at forestille dig, hvor godt du vil have det på en tur
i den friske luft. Denne nye identifikation vil naturligvis få dig væk
sofaen."

Collins skriver, at det i sidste ende er gennemgået på din ikke-gør-liste
kan tage ren viljestyrke. ”Det egentlige spørgsmål er… gør du
have disciplinen til at gøre det rigtige og lige så vigtigt at gøre det
holde op med at gøre de forkerte ting? ”