Sådan kommunikerer du til personale, når du flytter et kontor

Clerkenwell / Vetta / Getty Images.

I mit daglige job arbejder jeg i kommunikation, hovedsagelig for non-profit organisationer. En del af det arbejde, jeg gør, indebærer at sikre, at vi har en strategi for både intern og ekstern kommunikation. Dette omfatter også at udvikle en plan for et kontorflyt, som min nuværende organisation planlægger at gøre i de kommende seks måneder.

Mens du måske tror at der er så mange trin til at planlægge i et kontorbevægelse, at du ikke har tid til selv at overveje kommunikation, skal du virkelig tage en dag eller to for at skabe et firma strategi, der vil holde både medarbejdere og kunder opmærksomme på de kommende ændringer.

Lad os starte med medarbejdere, da de er direkte påvirket af flytningen.

Intern kommunikation skal indeholde disse nøglebeskeder:

• En klar tidslinje: Sørg for at du lister alle de vigtigste trin i flytningen, så alle ved hvad de skal forvente og hvornår.
• Emballeringsvejledning: give medarbejdere instruktioner om, hvordan de skal pakke deres kontorer eller hytter til farten. Dette bør omfatte, hvor man skal få pakningsmaterialer, hvad de er ansvarlige for pakning og deadlines.
• Avanceret meddelelse om eventuelle lukninger af kontorer : Under flytningen skal du muligvis lukke kontoret for at muliggøre endelig pakning og flytning af kontorudstyr og møbler. Sørg for, at dine medarbejdere er opmærksomme på disse datoer, og om og hvordan virksomheden vil fortsætte under flytningen, og hvordan dette vil påvirke deres arbejdsplan og arbejdsbyrde.
• Ny kontorplan: Personalet vil gerne vide, hvor tidligt det nye rum vil se ud, og hvordan kontorerne vil blive oprettet. Vil de stadig have deres eget rum, eller vil de nu være i en kabine eller en åben grundplan? Sørg for at du skaber en måde at informere personalet om, hvordan deres arbejdsområde kan ændre sig.

• Den nye placering, parkering og pendlingsmuligheder: Giv medarbejderne alle de oplysninger, de har brug for om den nye placering, så de kan forberede transport til det nye rum.

Når du har fastslået alle nøglebeskederne, skal du bestemme, hvordan du bedst kan levere disse meddelelser. Den metode, du bruger, skal afgøres af typen af ​​besked.

For eksempel kan tidslinjen nemt blive leveret via dit virksomheds intranet; der henviser til, at kontorets lukninger bedst kan præsenteres på et medarbejdermøde for at sikre, at spørgsmålene kan stilles og besvares.

Måder at kommunikere mål til personale:

• Intranet: For de virksomheder eller organisationer, der har et intranet, er dette normalt den bedste platform for de fleste meddelelser. Det giver nemme opdateringer til filer og informationer, der når alle medarbejdere.
• Personlige møder: Ligegyldigt hvad budskabet, medarbejdermøder er et godt sted at gøre meddelelser og give medarbejderne chancen for en fuldstændig diskussion.Du kan også bruge mødetid til at gennemgå, hvordan informationen vil blive formidlet, så medarbejderne ved, at de bliver holdt underrettet.
• Email: Mens e-mail er let, er det ikke den bedste måde at videresende oplysninger på. Du ønsker ikke at sende så mange e-mails, at folk ikke kan finde oplysningerne, når de har brug for det. Hvis du bruger e-mail, skal du sørge for, at du kun bruger den til at lade folk vide, hvor de kan få oplysningerne.
• Fælles mapper : Hvis du ikke har et intranet, kan du oprette en fælles mappe på et netværksdrev, som alle kan få adgang til, og den næste bedste måde er at gemme oplysninger, som du vil have folk adgang til.
• Bulletin board: Et fysisk rum, hvor information er sendt, er en god ting at gøre. Ikke alene kan folk tjekke det ofte, det giver også et sted, hvor folk kan samle og diskutere deres bekymringer.