Gør mere hurtigere!

Du har hørt klagesagen: Der er bare ikke nok timer om dagen. Måske har du det på den måde. I stedet for at stege din hjerne og dine nerver, der arbejder endnu længere timer, siger produktivitetsfolk og forskere, at du kan tage skridt for at blive mere effektiv i den tid, du bruger på opgaver, professionel eller personlig. Her er nogle af dem.

Ryd rodet. Masser af mennesker er uorganiserede, oversvømmet i rod, siger Peggy Duncan, en Atlanta-baseret personlig produktivitetsekspert, coach og forfatter. ”De kan ikke finde det, de har brug for, især på deres computere. Folk gør ting i årevis uden at se på, hvordan de gør dem. ”

Hun instruerer klienter til at evaluere, hvordan de bruger deres tid ved at vedligeholde en tidslog i flere dage, hvor de registrerer, hvad de gør i løbet af dagen, hver opgaves betydning og hvilke afbrydelser, der forhindrede dem.

”Så har du en klar fornemmelse af alle dine tidspildere.” Duncan siger. Når du først gør det, tilføjer hun, kan du tænke mere klart og prioritere de opgaver, der skal udføres først.

Gå ud af dit hoved. Visionærer og iværksættere har ofte en storslået idé, men ingen plan for at få det til at ske, siger David Allen, forfatter til bestselgeren Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

, og en Californien-baseret produktivitetsekspert. Problemet: ”De fleste mennesker bryder det ikke ned til den næste fysiske handling, de har brug for. For det meste er folk langt ud foran sig selv.

”De fleste mennesker har ikke en anelse om, hvordan man bliver orienteret, ” fortsætter Allen. ”Din hjerne prøver at multitaske og kan bare ikke gøre det. Hvis du bare holder tingene i dit hoved, bliver du drevet af den seneste eller den højeste ting i dit hoved. Definer, hvad det resultat, du er efter, er. Hvad er den næste handling, du skal tage for at bevæge nålen mod det? ”Og derefter det næste og det næste, indtil du har et kort mod dit mål.

Lav en tjekliste. Vi udsætter ofte for at tackle noget, der er særligt skræmmende. Igen, saml en liste over trin, du har brug for for at afslutte jobbet - men for at motivere dig selv, krydse hvert skridt, mens du gør det, selvom det kun er en lille ting at bevæge dig fremad, siger Duncan. Når hver artikel er slukket, bliver opgaven mindre og mere håndterbar.

”Dine bedste dage er dage, hvor du får gjort en lille smule ting, der påvirker større ting, ” tilføjer Allen.

Udvikle en værktøjskasse. ”Alt det arbejde, jeg har brug for, alle de forpligtelser, jeg har, jeg har det eksternaliseret, så jeg kan se hurtigt på dem og beslutte, om jeg vil gøre noget af dem, ” siger Allen. Allen beskæftiger alt fra at notere noter og holde en fysisk kurv til digitale værktøjer som Talking Alarm Clock for at undgå dette. Han anbefaler, at klienter eksperimenterer med forskellige digitale hjælpemidler som Microsoft Outlook, IBM Notes og iPhone-påmindelser, for blot at nævne nogle få.

Vurder fordele og ulemper. De fleste af os har mellem 30 og 100 projekter, som vi har brug for til enhver tid, siger Allen, fra det verdslige til det store. Disse, forklarer han, er ting, der kræver mere end ét trin for at afslutte, hvad enten det drejer sig om at købe bilforsikring eller reducere omkostningerne i din virksomhed.

”En vigtig ting for alle at spørge sig selv er: Hvad er værdien, hvis jeg får denne ting gjort, og hvad er risikoen, hvis jeg ikke gør det? ”Siger Allen. ”Det hjælper folk med at genoprette inde i deres hoveder. Jeg hader at gøre mine skatter. Store. Hvis jeg ikke gør det, hvad sker der så? ”

Grøft distraktionerne. Måske tror du, at du er en mester i multitasking, immun mod distraktioner. Odds er, at du tager fejl. Masser af forskning afslører, at vi opnår mere ved at gøre mindre. Forskere ved Stanford University, for eksempel, placerede 100 studerende gennem en serie af tre multitasking-prøver og konkluderede, at de tunge multitaskers underpresterede de lette multitaskers. De førstnævnte var ”ammekuppe for irrelevans, ” sagde en af ​​forskerne. ”Alt distraherer dem.”

Hvis din computer hørbar høres om hver nye e-mail, skal du slukke for lyden, rådgiver Duncan. Tavs din mobiltelefon. ”Folk har denne 911 nødsituation. Så bliver de distraherede og går ind på noget andet. Fokuser bare på én ting og færdig det eller få et godt stoppunkt ”, før du gennemgår e-mails, sociale medier og voicemails, siger hun.

Mindre er mere. Florida State University psykologiprofessor K. Anders Ericsson og stipendiater har studeret musikere, skuespillere, atleter og skakspillere og fundet, at arbejde i meget fokuserede 90-minutters segmenter, efterfulgt af betydelige pauser, reduceret mental udmattelse og maksimal produktivitet. Også "eliteudøvere" på forskellige felter tilbringer typisk ikke mere end fire til fem timer om dagen på deres valgte felt, ifølge Ericsson.

”Når folk er ekspertudøvere, ser de ud til at være fuldt fokuseret på behovet for at koncentrere sig, ” siger Ericsson. ”Du er nødt til at sætte gang i dig selv. Her er der et behov for stort set at have en chance for at slappe af. ”Med andre ord skal du undgå udbrændthed.

Dette er en af ​​maksimerne ved The Energy Project, et konsulentfirma grundlagt af forfatter og tidligere journalist Tony Schwartz, hvis klienter har inkluderet Google, Coca-Cola og Los Angeles Police Department. ”Det er ikke meningen, at vi skal køre med høje hastigheder kontinuerligt i lange perioder, ” fastholder virksomheden.

Stol trygt på. Uanset hvor organiseret du er, kan din indsats for at være mere produktiv være til intet, hvis du konstant er træt. Mange af os er det. En undersøgelse fra 2011 foretaget af Harvard Medical School-forskere og andre anslåede, at søvnløshed er et årligt dræning på 63 milliarder dollars på den amerikanske økonomi på grund af mistet produktivitet.

Og en undersøgelse foretaget af Boston's Brigham and Women's Hospital fandt, at deltagere, der var begrænset til i gennemsnit 5, 6 timers søvn pr. Nat, tog længere tid at udføre opgaver, såsom at finde information hurtigt og præcist på computerskærme, end når de havde tilstrækkelig søvn. Deres hastighed faldt gradvist med hver på hinanden følgende trætte uge.

Søvnbehov varierer, men de fleste voksne kræver syv til ni timer, ifølge National Sleep Foundation. At få nok søvn om natten er ideel, men lurning er en anden måde at mindske søvnunderskud på. Talrige undersøgelser har vist, at napping forbedrer hukommelse, læring og kreativ tænkning.

Søvneksperter siger, at en lur på 20 til 30 minutter er ideel. En undersøgelse af flyveledere konstaterede, at de, der i gennemsnit sov 18 minutter i løbet af en luringssession på 40 minutter, presterede bedst med test, der målede årvågenhed og reaktionstid. Anden forskning viser, at længere lur giver endnu flere fordele. Men lange siestas er ofte ikke gennemførlige for travle mennesker, og de kan producere mere agnethed efter søvn og forstyrre nattesøvn.

Hold rumtemperaturen behagelig for at få en hurtig lur. Begræns støj og filtrering af lys i. Sluk ikke sent på dagen.

David Allen er blandt de blødende fortalere. ”Jeg tager en lur, når jeg har talt med dig. Det er bedre end en kop kaffe. ”